des interfaces Web et Sage X3
Comment un bon intranet peut servir la marque employeur ?
Comment un bon intranet peut servir la marque employeur ?
Comment un bon intranet peut servir la marque employeur ?
Les architectures de centralisation de données et de communication entre les employés comme les intranet ou les extranets sont de plus en plus communs dans les entreprises.
La dimension sociale qui y est présente ne peut être oubliée. Toutefois, les zones de travail, plateformes et réseaux, ont longtemps souffert d’une mauvaise ergonomie qui rebute les utilisateurs. Les entreprises se rendent compte maintenant de l’importance d’optimiser l’interface de leur intranet pour accroître le rendement et conséquemment améliorer la marque employeur.
Différence entre l’intranet et l’extranet
Un grand nombre d’organisations et d’entreprises font appel à l’intranet et à l’extranet pour booster la productivité. Ces outils sont similaires mais avec des architectures, avantages et inconvénients différents.
Qu’est ce que l’intranet ?
L’intranet se présente sous la forme d’une plateforme qui ressemble en termes de fonctionnalités à l’internet. Elle n’est, toutefois, pas accessible au monde extérieur et est locale. Les utilisateurs qui veulent accéder à l’intranet d’une entreprise devront se rendre sur place. Il est ainsi unique et est réalisé en connectant les ordinateurs concernés entre eux.
Il est possible de connecter l’intranet à l'internet mais une couche de sécurité à travers un pare-feu est ajoutée pour assurer que seuls les utilisateurs concernés ne puissent y accéder et l’architecture en soi change de nom. En résumé, l’intranet est un réseau d'ordinateurs qui fonctionne sans internet et les informations y sont stockées sans dépendre du web pour les obtenir.
Avantages
- Un gain de temps important grâce à la plateforme de l’intranet. Les données et les communications sont plus faciles et plus rapides.
- L’amélioration de la productivité en optimisant plusieurs processus en internes
- Les canaux de communications sont plus simples et plus rapides et permettent la transmission d’informations entre les équipes de façon plus fluide
- Le réseau de l’intranet est sécurisé grâce aux différents protocoles instaurés et la nécessité d’être sur place pour y avoir accès.
Inconvénients
- Un intranet c’est des coûts d’acquisition assez importants. De plus, sa maintenance est nécessaire et régulière ce qui s’ajoute aux dépenses.
- Des failles de sécurité sont toujours possibles à travers des utilisateurs par inadvertance.
Qu’est ce que l’extranet ?
L’extranet est un réseau qui dépend de l’internet mais est, toutefois, limité à des utilisateurs spécifiques. Il fonctionne ainsi comme un intranet mais est relié à l’internet. Protégé par un pare-feu, cette connexion à l’internet permet plus de mouvements et de recherches sur le web mais la sélectivité des utilisateurs fait qu’il est soit plus adapté à être utilisé par des entreprises. Il permet l’envoi d’informations, la communication et est accessible par la connexion.
Avantages
- L’échange des données se fait rapidement
- La productivité est boosté par cet outil
- Gain significatif en temps voire en argent
- La gestion simplifié des données rend la centralisation et l’harmonisation de la data facile
- Communication efficace entre les utilisateurs
Inconvénients
- Frais d’implémentations et de maintenances conséquents
- Risques accrus en matière de sécurité à cause de la connexion à l’interne; possibilité d’intrusions de logiciels malveillants
Différences entre ces deux architectures
- Les plateformes intranet sont uniques pour les entreprises où son utilisation se fait sur place. Les réseaux extranet sont plus ciblés vers les groupes de personnes non fixes qui ne restent pas sur place.
- L’intranet ne dépend pas du réseau de l’internet contrairement à l’extranet.
- La protection pare-feu n’est pas toujours présente sur les intranets contrairement aux extranets.
- L’intranet a pour but principal le partage de données et d’informations.
- L’architecture extranet est plus axée sur l’échange de messages privés.
- L’intranet est appelé zone particulière,alors que l’extranet est plus communément référé comme domaine privé.
L’intranet: un outil qui doit d’être ergonomique
Les intranets sont de plus en plus implémentés dans les entreprises pour créer un environnement de travail meilleur pour les employés. Toutefois, il est essentiel de bien veiller à la bonne ergonomie de celles-ci.
L’ergonomie informatique, c’est quoi ?
L'ergonomie informatique représente les techniques utilisées pour améliorer les dialogues et interactions réalisées sur les IHM. Pour atteindre cette amélioration, il est nécessaire d’utiliser des méthodes d’ergonomie générale ainsi que l’analyse du contexte d’utilisation de l’application et de l’interface. Ces méthodes se basent essentiellement sur les notions de psychologie cognitive. Cette dernière permet d’étudier le fonctionnement du processus mental de l’utilisateur et donc de mettre en place une interface IHM adaptée aux standards cognitifs qui garantit la satisfaction de l’usager.
Il est à noter que l’ergonomie informatique appliquée aux sites webs diffère de celle appliquée aux logiciels. Cette différence vient du fait que les utilisations et utilisateurs ne sont pas les mêmes donc les parcours UX sont différents. De plus, la différence des architectures et des technologies font que les interfaces de ces deux dernières ont évolué chacune à leur manière. Toutefois, le progrès des logiciels, des sites webs et surtout du Cloud Computing font que cette distinction est en train d’être de plus en plus réduite. La réelle distinction entre les différentes ergonomies vient plus du type d’utilisateurs et de l’application en elle-même. En effet, ce sont ces personnes qui déterminent comment l’interface sera faite pour qu’elle soit ergonome à leurs yeux. De ce fait, cette population doit avoir plusieurs caractéristiques et traits qui la définissent pour mieux la comprendre et mieux cerner ses besoins.
Avec ces caractéristiques en main, les choix méthodologiques, la teneur des recommandations et enfin la vision de l’ergonome se mettent en place et le travail du développeur démarre. L’UX design a pour but d’adapter l’interface à l’utilisateur final ,pour réaliser la tâche, il faut connaître cette personne et pour la réussir, il faut la comprendre. Enfin, il est d’ajouter que l’UX design comporte :
- un volet universel où les caractéristiques humaines et de l'utilisateur lambda sont connus de tous et ces traits doivent être pris en considération.
- un volet spécifique où le réel utilisateur est étudié pour ajuster l’interface à cette personne. Selon l’application, l’un de ces deux volets sera plus prépondérant que l’autre
La conception de l’IHM tient en compte les caractéristiques de l’utilisateur (handicaps, sexe, âge, expérience, usage quotidien ou occassionnel, etc), pour réaliser ces buts :
- faciliter la prise en main de la machine ou du système concerné.
- Offrir un modèle d’interaction intuitif.
- Accomplir les tâches plus rapidement.
- Augmenter la confiance de l’usager dans le système.
- Réduire les erreurs d’utilisation et les coûts de maintenance des fonctionnalités défectueuses.
L’importance de l’ergonomie dans les intranets collaboratifs
Dans les réseaux intranets, la navigation au sein de la plateforme a longtemps été délaissée au profit de la puissance et de la sécurité. Toutefois, son ergonomie est un facteur important de rendement, de sécurité et assure une bonne image de marque employeur. Une interface intranet qui n’est pas ergonome signifie que :
- Par obligation , l’utilisateur utilisera l’intranet mais prendra bien plus de temps que prévu pour réaliser les tâches à faire
- Une succession d’identifications redondantes pour accéder à une fonctionnalité
- Une page difficile à accéder
- Une page surchargée d'informations n’est pas compréhensible et l’utilisateur devra passer beaucoup de temps à comprendre la structure de la donnée présentée
- L’utilisateur est facilement perdu
Si votre interface intranet provoque un de ces points, elle n’est pas intuitive et son ergonomie doit être retravaillée. Une plateforme n’est ergonomique que si elle présente une structure qui répond réellement aux besoins des salariés et employés et si le temps de navigation et interaction sont optimaux.
Cela reste difficile à réaliser parfaitement vu l'hétérogénéité de tous les employés d’une entreprise. Beaucoup ne sont pas encore assez familiarisés avec la navigation sur les ordinateurs. Il est donc normal que l’ergonomie présentée, quelque soit l’optimisation qui aura été faite, ne sera pas convenable à tous.
Les formations sur comment utiliser les intranets sont toujours faites pour que la plateforme soit approchée pédagogiquement et que les collaborateurs s’habituent facilement à ces mécanismes. Toutefois, cette familiarisation est considérablement réduite si la plateforme est ergonomique.
Si vous cherchez à mettre en place un intranet ergonomique dans votre entreprise, il faut faire appel à des experts en UX design pour réaliser tout d’abord un audit UX et opter ensuite pour une refonte de l’interface si besoin est.. Cela vas impacter positivement l’expérience collaborateur (EX) :
- Les employés auront une expérience plus fluide avec la plateforme et leur rendement sera plus efficace
- Des employés efficaces c’est un gain en temps et en argent et une optimisation de votre production
- Des employés satisfaits par leurs outils de travail, c'est une image de marque employeur meilleure et une fidélisation de vos salariés.
Les méthodes pour améliorer l’ergonomie de son intranet
Il existe plusieurs méthodologies qui permettent l’amélioration d’une interface de point de vue ergonomique. Il est conseillé de faire appel à une conjugaison de ces méthodes pour aboutir au meilleur résultat possible pour une qualité d’UX design idéale. Il est commun de distinguer deux grandes familles de méthodes :
- Feedback User : Cette méthode s’axe principalement sur les utilisateurs. Ainsi, les employés sont consultés pour analyser leur expérience avec la plateforme, quels sont les problèmes rencontrés, leur satisfaction voire les solutions et recommandations qu’ils proposent. Ces informations sont obtenues à l'aide d'indicateurs de performance KPI ou de différentes méthodes de tests UX telles que des questionnaires de satisfaction et de préférences, des tests utilisateurs, des focus groups, des analyses des tâches, des tris de cartes ...etc.
- UX design theory : Cette méthode est plus théorique et repose plus largement sur les théories du design orienté utilisateur. L’ergonome est amené à utiliser ses propres méthodes pour calculer et déterminer la meilleure solution par ces propres outils. Ces outils englobent l’inspection experte, l’évaluation heuristique, le cognitive walkthrough… etc. Cette méthode s’axe plus sur la plateforme et le produit qu’autre chose.
Il est commun de faire appel à l’une de ces méthodes voire les deux. Dans le cas des réseaux intranets collaboratifs dans le contexte d’une entreprise, le feedback user est privilégié vu le cadre de l’utilisation de la plateforme.
Conclusion
Les réseaux intranets sont des solutions de communication et de partage d’informations en montée. Ils mettent l’accent sur la culture de la communication en interne à travers la création d’un environnement propre à la société ce qui peut réellement booster le travail en équipe et améliorer leur rendement global.
Toutefois, il est important de ne pas proposer une plateforme à caractère “système” qui pourrait en rebuter plusieurs. L’ergonomie de celle-ci est un facteur important de la réussite de la mise en place de ce genre de réseau et pour cause: le Design Thinking qui s’instaure de plus en plus dans notre culture et cela inclut de plus en plus les outils de travail.
Vous voulez en savoir plus ou opter à améliorer votre gestion dans l’entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter pour tout complément d’information.
